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Wissensmanagement ist ein Dauerbrenner für Kanzleien, doch bislang erprobte Ansätze stoßen an ihre Grenzen. Verspricht ein moderner Ansatz die Lösung?

Kanzleien erleiden enorme Wissensverluste, wenn erfahrene Anwälte in den Ruhestand gehen oder die Kanzlei verlassen. Neue Anwälte einzuarbeiten, führt zu Doppelarbeit, die aufgrund des steigenden Kostendrucks immer weniger von Mandanten akzeptiert wird. Hinzu kommt eine immer wachsende Komplexität der zu bewältigenden Rechtsfragen.

Daher ist es wichtig eine solide Wissensmanagementstrategie zu entwickeln, die einfach umzusetzen ist. Eine solche Strategie muss das Problem von Wissenssilos beseitigen. Jeder Anwalt einer Kanzlei bildet für sich ein Wissenssilo. Kollegen können einander nicht in den Kopf gucken. Zugriff auf das Wissen und die Dokumente von Kollegen ist nur durch Nachfrage möglich. Das kostet wertvolle Zeit. Im schlechtesten Fall ist es erst gar nicht erst möglich, wenn man nicht weiß, wen man fragen sollte, was zu Doppelarbeit führt. Dann entstehen auch Fehlern, weil als Organisation nicht aus gemachten Erfahrungen einzelner Mitarbeiter gelernt wird.

Alte Lösungsansätze

Ein Faktor für erfolgreiches Wissensmanagement ist es, eine Wissenskultur zu etablieren, bei der Anwälte und Mitarbeiter bereit sind, ihr individuelles Wissen mit anderen zu teilen. Der Versuch eine solche Kultur innerhalb einer Organisation zu implementieren ist jedoch leichter gesagt als getan, da Anwälte häufig als “Einzelkämpfer” agieren. Auch die starke Fokussierung auf die unmittelbar umsatzwirksame Mandatsarbeit und Bedenken einiger Kollegen, dass die Teilung von Wissen zu einem Verlust von Kompetenz führt, steht einer wirksamen Wissenskultur entgegen. Diese Probleme durch “Umerziehung” der Mitarbeiter zu beseitigen ist beinah unmöglich.

Anstatt eine Wissenskultur zu etablieren wird daher auf technische Lösungen gesetzt. Wissensdatenbanken, in denen wiederverwendbares Know-how in Form von Vertragsmustern und Checklisten systematisch erfasst und für den Abruf bereitgestellt werden. Kanzleien die solche Datenbanken implementiert haben, mussten aber schnell feststellen, wie aufwändig und damit teuer die Pflege ist. Dokumente müssen nicht nur erstellt, sondern ständig aktualisiert werden. Denn Nutzer verlassen sich blind darauf, dass die Musterunterlagen einwandfrei sind.

Es braucht also einen modernen Ansatz für Wissensmanagement, der die Schwächen alter Lösungsversuche beseitigt.

Automatisiertes Knowledge Sharing

Modernes Wissensmanagement ist Knowledge Sharing, welches ohne Zutun der Mitarbeiter funktioniert. Kollegen muss es ermöglicht werden, auf gegenseitiges Wissen zuzugreifen, ohne dass ein aktiver Austausch stattfinden muss.

Das Wissen Ihrer Kanzlei ist bereits jetzt in Ihren Dokumenten gespeichert. Sie können nur noch nicht vollständig darauf zugreifen. Möglich wird das durch eine automatisierter Strukturierung dieser Daten. Mit künstlicher Intelligenz (KI) werden die vielen Dokumente einer Kanzlei so aufbereitet, dass alle Mitarbeiter mittels intelligenter Suche auf das Wissen in den Dokumenten zugreifen können. So wird das Wissen für alle zugänglich gemacht. Das implizite Wissen einzelner Mitarbeiter wird in explizites Wissen der Organisation umgewandelt.

Es entsteht eine Inhalts-Taxonomie, die es ermöglicht, wichtiges Wissen in Form hilfreicher Dokumente zu identifizieren. So kann problemlos auf relevante Dokumente aus vorherigen Verfahren zurückgegriffen und als Startpunkt verwendet werden, anstatt jeden Fall immer von Grund auf neu zu beginnen. Dabei kommt es auch nicht darauf an, dass diese Dokumente perfekt sind, weil sie aufwändig aktuell gehalten wurden. Denn es ist eine kernjuristische Tätigkeit zu überprüfen, was übertragbar ist. Genau über diese Kernkompetenz verfügen Juristen. Sie brauchen nur den Zugang zu den Informationen die, die es zu prüfen und nutzen gilt.

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