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Für Juristen spielt Wissen eine zentrale Rolle für eine erfolgreiche Tätigkeit. Sind KI-gestützte Lösungen die Zukunft des Wissensmanagements in Kanzleien und Rechtsabteilungen?

Jede Kanzlei und jede Rechtsabteilung verfügt über einzigartiges Wissen, aufgrund des eigenen Mandantenstamms, der Fallgeschichte, interner Prozesse und Best Practices. Dieses intellektuelle Kapital ist für langfristigen Erfolg essenziell. Es effektiv innerhalb der Organisation zu transferieren ist eine große Herausforderung.

Das einzigartige Wissen einer Organisation bewahren nicht nur die Mitarbeiter. Es ist auch in den internen Dokumenten gespeichert. So werden Kanzleien und Rechtsabteilungen herausgefordert eine stetig wachsenden Dokumentenmenge effektiv zu verwalten, damit Zugriff auf das in ihnen enthaltene Wissen nicht verloren geht.

Die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) ist der Schlüssel diese Herausforderung zu bewältigen und dadurch einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen. KI-gestütztes Wissensmanagement ermöglicht, das einzigartige Wissen einer Kanzlei, effizient in der Organisation zu teilen. Dabei beseitigt es eine gewichtige Schwäche klassischer Kanzleisoftware: KI analysiert und strukturiert die Dokumente vollautomatisch. Der Nutzer muss das System nicht aufwändig händisch pflegen, um es effektiv nutzen zu können.

Automatische Aufbereitung und Durchsuchbarmachung von internen Dokumenten

Die Menge an internen Dokumenten, die in einer Kanzlei oder einer Rechtsabteilung verwaltet werden müssen, wird schnell unüberschaubar. Schriftsätze, Verträge, Gerichtsentscheidungen, E-Mails, Schreiben und viele andere Dokumente müssen organisiert und zugänglich gemacht werden. Nur dann können Mitarbeiter effizient arbeiten. Daher werden diese Dokumente in vielen Kanzleien bereits in Datenmanagementsystemen verwaltet. Diese Verwaltungsprogramme bieten eine noch aus Papierzeiten bekannte Grundstruktur: Sie ordnen die Dateien in Fallakten. Dieses altbewährte System bietet viele Vorteile, hat aber Grenzen. Grenzen, die aufgrund moderner Möglichkeiten nicht mehr technisch vorgeschrieben sind.

Werden Dokumente in Akten sortiert, dann funktionieren Vorgänge wie die Fallbearbeitung und Rechnungsstellung reibungslos. Wird die Akte jedoch archiviert, dann verschwindet sie im Äther der Software. Mit ihr verschwindet auch das in der Akte gespeicherte Wissen. Denn wenn einige Zeit später ein neuer Mitarbeiter einen ähnlichen Fall bearbeitet, dann wird er oder sie nicht auf die Akte stoßen. Wenn man nicht als Organisation darauf setzt, dass alle Mitarbeiter immer über jede Aufgabe kommunizieren und sich ständig austauschen, dann kann nur eine gute Suche Abhilfe schaffen, mit der Mitarbeiter jederzeit auf das in der Datenbank enthaltene Wissen zugreifen können. Damit ist die Organisation gleichzeitig vor dem Problem geschützt, das entstehet, wenn erfahrene Mitarbeiter gehen und mit ihnen, ihr Wissen.

Die Suchfunktion der Datenmanagementsysteme reicht nicht aus. Es gibt zu viele Dokumente und zu wenig Möglichkeiten, die Suche sinnvoll einzugrenzen. Wer nach “Schriftsätzen” zu einem Thema sucht, wird tausende Urteile die das Wort “Schriftsatz” enthaltenen finden. Datenmanagementsysteme bieten zwar die Funktion an, Dokumenten mit Schlüsselwörtern wie “Schriftsatz” zu versehen, aber in der Praxis wird das zu schlecht gepflegt. Nur wenn alle Dokumente verschlagwortet sind, kann die Suche funktionieren.

Natural Language Processing (NLP) ermöglicht, große Dokumentenmengen zu analysieren und zu kategorisieren. Texte und Informationen werden automatisch aufbereitet und dabei Muster und Zusammenhänge erkannt. Das resultierende Sucherlebnis gleicht dem einer Web-Suche. Der Nutzer kann auf das Wissen in den organisationsinternen Dokumenten zugreifen, wie er mit einer Web-Suche auf das Wissen des Internets zugreifen kann.

Effizienzsteigerung und Kostensenkung

KI-gestütztes Wissensmanagement steigert ohne zutun der Mitarbeiter den Wissensaustausch. Das steigert die Effizienz und senkt die Kosten. Kanzleimitarbeiter finden schnell und einfach relevante Informationen, ohne sich durch unzählige Dokumente wühlen zu müssen. Das ermöglicht ihnen, sich auf die wichtigen Aspekte ihrer Arbeit zu konzentrieren, unnötige Doppelarbeit zu vermeiden und auch Fehler zu reduzieren.

Insbesondere neue Mitarbeiter profitieren. Wer mit neuen Aufgaben konfrontiert ist kann in im Wissenspool der Organisation recherchieren. Aber auch für erfahrene Mitarbeiter gibt es Vorteile. Nach Jahren juristischer Tätigkeit verblasst gelegentlich die Erinnerung an eigene alte Fälle. Die Organisation ist durch Wissensmanagement zudem gewappnet, gegen den Wissensverlust durch ausscheidende Mitarbeiter.

Zukunft des Wissensmanagements

KI-gestütze Lösungen sind die Zukunft des Wissensmanagements in Kanzleien und Rechtsabteilungen. Die automatisierte Aufbereitung von Rechtsdokumenten steigert die Effizienz, senkt Kosten und minimiert Fehler.

Es ist an der Zeit, dass Kanzleien und Rechtsabteilungen die Vorteile von KI-Technologie im Wissensmanagement erkennen und nutzen, um sich den Herausforderungen der Zukunft erfolgreich zu stellen und ihren Mandanten den bestmöglichen Service zu bieten.